Архива на документи
Архива на документи подредена по клиент и предмет
Секој клиент и секој предмет добиваат своја папка. Поднесоците се чуваат со сите верзии, судските акти заклучени, а хартијата се скенира со телефон за неколку секунди.
Од орманот и споделените папки до една архива
Документите на предметот обично се на три места: во орман, на заеднички диск и во прилозите во е-пошта. ClerkMind ги става на едно место, под предметот.
ВообичаеноПоднесокот се чува како „тужба_конечна_2.docx“, а претходната верзија е во нечија е-пошта.
Со ClerkMindПовторното прикачување со исто име станува нова верзија. Секоја верзија се чува со белешка, а поднесената се означува со датумот на поднесување.
ВообичаеноЗа документ од клиентот се бара скенер или се фотографира и се праќа на Viber.
Со ClerkMind„Скенирај со телефон“ покажува QR-код. Ги сликате страниците и стигнуваат како еден PDF во отворената папка.
ВообичаеноЗа да се види прилогот, се презема, се отвора и потоа се бара каде е зачуван.
Со ClerkMindPDF, Word, Excel, слики и е-пошта се отвораат во самата апликација, со претходна и следна датотека.
ВообичаеноИзбришаната датотека од заедничкиот диск ја нема.
Со ClerkMindИзбришаните документи стојат 30 дена во корпата и се враќаат во својата папка со еден клик.
Документите во ClerkMind
Архивата е дел од предметот, а не посебна програма.
Папки што се прават сами
Кога ќе внесете клиент или ќе отворите предмет, ClerkMind им прави папка. Во неа додавате потпапки и категории, прикачувате со влечење до десет датотеки одеднаш, а документите ги наоѓате по име низ сите папки.
Верзии на поднесоците
Новата верзија на тужбата или договорот се додава на истиот документ. Старите верзии остануваат и секоја може да се врати. Верзијата што ја предадовте во суд ја означувате како „Поднесено“, со датумот.
Преглед без преземање
PDF и слики со зум и ротација, Word, Excel, текст и CSV, како и е-пошта во .eml со заглавијата и прилозите. Сликите од интернет во е-поштата не се вчитуваат, за поголема приватност.
Скенирање со телефон
QR-кодот важи десет минути, за еден телефон и еден документ. Страниците се исправаат, се сведуваат на A4 со 300 dpi и се спојуваат во еден PDF, а метаподатоците од фотографиите, како локацијата, се отстрануваат.
Заклучени акти и фактури
Примените судски акти, сметките за трошоци и издадените фактури се заклучуваат сами и се чуваат точно како што се примени или издадени. Нова верзија не им се додава, а избриша може само администраторот.
Полномошно и матична картица од податоците
„Генерирај документ“ прави полномошно или матична картица на предметот во Word, пополнети од податоците за клиентот и предметот, и ги зачувува во предметот. Местото на потпишување и обемот на овластувањето ги внесувате пред тоа.
Како стигнува документот во предметот
Прикачете или скенирајте
Датотеките ги влечете во папката на предметот, а хартијата ја скенирате со телефонот преку QR-кодот од екранот.
Работете на верзиите
Новата верзија на поднесокот ја прикачувате со истото име, а поднесената ја означувате со датумот на поднесување.
Најдете го кога треба
Документот го наоѓате по име низ сите папки, го отворате во апликацијата, а целиот предмет со документите може да го преземете како ZIP.
Подредено како адвокатска канцеларија
- Предметите добиваат папки со имиња што се разбираат, на пример „Судски акти“, „Полномошна“, „Трошоци“ и „Фактури“.
- Полномошното се составува на македонски, со податоците за клиентот и предметот.
- Имињата на документите се чуваат на кирилица, а при преземање се зачувуваат со истото име.
- Прифатени се форматите што стигнуваат во канцеларијата: PDF, Word, Excel, слики од телефон и е-пошта.
Прашања за архивата на документи
Кои формати може да ги прикачам?
PDF, Word, Excel, PowerPoint, ODT и ODS, RTF, TXT, CSV, слики (JPG, PNG, WEBP, HEIC, TIFF) и е-пошта (EML, MSG). До десет датотеки одеднаш, секоја до 50 MB.
Како функционира скенирањето со телефон?
На компјутерот отворате „Скенирај со телефон“ и се појавува QR-код. Со телефонот го отворате, ги сликате страниците или избирате PDF и ги испраќате. Документот стигнува како еден PDF во папката што ја имате отворено.
Што се случува со старата верзија на документот?
Останува зачувана. Сите верзии се во „Верзии на документот“, секоја со датум и белешка, и секоја може да се врати.
Може ли да вратам избришан документ?
Да. Избришаните документи стојат 30 дена во корпата и се враќаат во својата папка. По 30 дена се бришат трајно.
Може ли да пребарувам низ документите?
Може да пребарувате по името на документот, низ сите папки и од главното пребарување. Текстот во самите документи не се пребарува.
Кој ги гледа документите на предметот?
Адвокатите на кои им е споделен предметот. Кога пристапот на адвокатот ќе престане, тој веќе не ги гледа документите на тој предмет, ниту оние што ги прикачил сам.
Внесете ги вашите предмети и видете ја целата канцеларија на еден екран.
Пристапот го отвораме постепено. Побарајте ран пристап или закажете демонстрација, онлајн или во вашата канцеларија.